opendocument – Erfolgreiches Implementieren eines ELO-DMS-Systems

Die Ausgangslage:

Sie kennen vielleicht die folgende Situation in einem Unternehmen:
Aufgrund der immer größer und vielfältig werdenen Dokumentenmenge (Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Handbücher, Faxe, E-mails) wie auch anderer Dateien (Excel- und Word-Dateien, Präsentationen, Grafiken, Fotos, Baupläne, etc.) hat das Unternehmen entschieden, ein ECM-System (Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, ggf. mit Workflow) einzuführen.

Hoffentlich haben Sie sich für eines der ELO-Produkte (ELOoffice, ELOprofessional, ELOenterprise) entschieden! Damit aber sind Sie erst am Anfang einer erfolgreichen Einführung des Systems in Ihre Firma.

Die Bestellung ist erfolgt, das System vielleicht auch schon installiert. Und?...
Man würde gerne loslegen um sich dem Ideal des „papierlosen Büros“ zu nähern, oder endlich die Effizienz der Dokumenten-bedingten Arbeitsabläufe zu steigern. Aber irgendwie stockt „das Ganze“, das System kommt noch nicht richtig zum laufen, es scheint nicht das zu tun was uns versprochen wurde (was wir uns versprochen haben), und (darum auch) sind die Mitarbeiter noch nicht überzeugt... War es doch eine falsche Entscheidung? Keineswegs.

Die Lösung:

Was Sie jetzt brauchen ist eine fachmännische Beratung, um das ELO-ECM-System bei Ihnen richtig einzuführen. Willkommen bei opendocument! Ich unterstütze Sie gerne mit meinem Wissen und Erfahrung bei der Implementierung und Anpassung von ELO.

Die Schritte:

1. Bestandsaufnahme - Analyse - Konzept
2. Software- und Hardware-Installation
3. Implementierung des geplanten DMS-Konzepts
4. Schulungen
5. Anpassungen und Erweiterungen

Erster Schritt: Bestandsaufnahme – Analyse – Konzept.

Damit wir zusammen für die Kommunikations- und Unternehmensprozesse die ideale Lösung finden können, basiert meine Arbeit immer auf einer eingehenden Bestandsaufnahme und umfassenden Analyse - denn nur mit einer maßgeschneiderten Lösung werden Sie langfristig zufrieden und erfolgreich sein. Daher empfehle ich immer, ein ECM-Projekt immer genau hier anzufangen – bei Bestandsaufnahme – Analyse – Konzept.

Besonders wichtig ist mir dabei, nicht nur auf die Meinungen und Wünsche der Projektleiter Ihrer Firma einzugehen (GF, EDV), sondern auch die Stimmen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter kennenzulernen, die dann schlußendlich am meisten mit ELO arbeiten werden – sei es das Sekretariat, die Buchhalter, Vertriebspersonal oder Projektmitarbeiter.

Zweiter Schritt: Software- und Hardware-Installation

Sobald ein DMS-Konzept steht und akzeptiert wird, können wir mit der Installation der ELO-Software sowie der Module (Volltext, Internet-Gateway, Barcode, etc.) anfangen.
Auch wenn die Installation bei Ihnen bereits durchgeführt wurde, helfe ich gerne, diese zu überprüfen, zu erweitern, oder zu reparieren.
Dasselbe gilt für die Hardware (vor allem Scanner), wo ich Sie gerne bei der Installation, Justierung, und überhaupt bei der richtigen Auswahl der Geräte – nach Ihren Bedürfnissen – unterstütze.

Dritter Schritt: Implementierung des geplanten DMS-Konzeptes

Hier helfe ich Ihnen das gemeinsam erstellte ECM-Konzept (Archivstrukturen, Masken, Rechte, etc.) in der Software umzusetzen.
Dabei achte ich andererseits auf Ihre Bedürfnisse, andererseits bringe ich gerne meine Erfahrungen aus anderen Projekten ein – vor allem, wenn es um ähnliche Branchen oder ähnliche Archivbereiche (Buchhaltung, Kundenakte, Verträge, Projektdokumentation) handelt, erspart man sich dabei „das Rad neu zu erfinden“!

Vierter Schritt: Schulungen

Was nützt die beste Software und das beste Konzept, wenn es nicht oder nicht richtig genutzt wird? Dann war unsere Investion (Zeit, Geld, Ideen, Motivation) teilweise umsonst.
Daher ist es immens wichtig, maßgeschneiderte Schulungen und/oder Workshops durchzuführen, damit alle Mitarbeiter, die ELO nutzen werden, sich damit nicht nur auskennen, sondern auch komfortabel und sicher fühlen. Es soll Ihr tägliches ECM-Werkzeug werden! - nicht eins „vom Chef / von der EDV ausgedachtes“!
Das gute an ELO ist, daß es als Software sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist, und daher eine 1-tägige Schulung für eine Person vollkommen genügt – sofern diese von einem Experten gemacht wird. Oft ist es sinnvoll, Schulungen in Phasen durchzuführen: Erst die Grundlagen, nach mehreren Wochen oder Monaten einen Workshop, der besondere Wünsche und Fragen behandelt.
Es ist auch möglich, bei einer größerer Anwenderanzahl, eine spezielle Schulung für s.g. Super-User durchzuführen, damit diese dann als Multiplikatoren selber Ihre „normalen Anwender“ weiter schulen.
Es wird auch notwendig sein, Ihren Administrator(en) zu schulen – damit bei einigen administravien ELO-Arbeiten oder kleineren Problemen alles von Ihrer EDV vor Ort gelöst werden kann – und ich erst bei größeren Themen wieder gerufen werden muss.

Fünter Schritt: Anpassungen und Erweiterungen

Manchmal schon in der Konzept-Phase, sicher aber im laufe des „standardisieren“ Arbeiten mit ELO werden wir feststellen, daß Sie für das DMS-System einige Anpassungen oder Erweiterungen benötigen werden, die eigens für Ihre Firma erstellt werden müssen. Es mag eine kleine aber spezifischeEinstellung der ELO-Sofware sein, oder auch eine aufwendigere Datenbank-Verbindung zumkaufmännischen System sein – man wird feststellen, daß dies notwendig ist, weil es jeden Tag die Arbeit erleichtert.
Möglich ist auch, dass man nach einigen Monaten, wenn alle mit ELO sehr vertraut sind, weitere Module der ELO-Familie einführt, wie Barcodes, den Internet-Zugang zum Archiv, die Volltext-Suche, COLD oder OCR-Erkennung etc. Bei all diesen Punkten, schon in der Entscheidungsphase („brauchen wir es wirklich?“, „wie sieht der Kosten/Nutzen-Faktor in der Praxis aus?“), wie auch bei der Installation und Einrichtung, können Sie mit meiner objektiven Beurteilung und Erfahrung zählen.